Depotbank

2 Aufgaben

3 Auswirkungen der UCITS-Richtlinie

4. Kontrollfunktionen im täglichen Prozessablauf

1. Überblick
Die Depotbank ist eine Bank, die die Verwahrung und Verwaltung von Wertpapieren durchführen darf, also das Depotgeschäft abwickelt. Dafür erhebt sie eine Depotgebühr. Zu den Kunden der Depotbank gehören institutionelle Investoren, Kapitalanlagegesellschaften (Kapitalverwaltungsgesellschaften), Asset Manager und Fondsgesellschaften. Die Depotbank fungiert als Finanzintermediär zwischen den Anlegern und der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) zum Schutz der Anleger.

Im Investmentgesetz (Kapitalanlagegesetzbuch KAGB) ist festgelegt worden, dass die KAG (KVG) zur Verwahrung des Fondsvermögens ein Kreditinstitut als Depotbank zu beauftragen hat. Die Depotbank muss ihren Sitz im Geltungsbereich des Investmentgesetzes (Kapitalanlagegesetzbuch KAGB) haben und zum Einlagen- und Depotgeschäft zugelassen sein. Jeder Wechsel der Depotbank unterliegt der Genehmigung der BaFin. 

Das BaFin kann jederzeit der KAG (KVG) einen Wechsel der Depotbank auferlegen, wenn die Depotbank ihre gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten nicht ordnungsgemäß erfüllt oder ihr haftendes Eigenkapital die vorgeschriebene Mindesthöhe unterschreitet. 

Bei der Wahrung ihrer Aufgaben handelt die Depotbank unabhängig von der KAG (KVG). Das ist ein ganz wichtiger Punkt, da sie gesetzlich verpflichtet ist, im ausschließlichen Interesse der Anleger zu handeln. Dennoch hat sie die Weisungen der KAG (KVG) auszuführen, sofern diese nicht gegen gesetzliche Bestimmungen und Vertragsbedingungen verstoßen. 

Durch die strikte Trennung der handelnden Personen (Geschäftsführer, Prokuristen, Handlungsbevollmächtigte) - sie dürfen nicht gleichzeitig Angestellte der KAG (KVG) und der Depotbank sein, wird diese Unabhängigkeit zusätzlich sichergestellt.  

Die ordnungsgemäße Erfüllung der gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten als Depotbank ist durch einen geeigneten Abschlussprüfer einmal jährlich zu prüfen. Die Depotbank hat den Prüfer spätestens zwei Monate nach Ablauf des Kalenderjahres zu bestellen. Der Prüfer hat den Prüfungsbericht unverzüglich nach Beendigung der Prüfung bei der BaFin anzuzeigen. Das Kreditinstitut, das für die Wahrnehmung der Aufgaben der Depotbank bestellt werden soll, muss die hierfür erforderliche Erfahrung und über die organisatorischen Vorkehrungen verfügen. Die Depotbank muss ein haftendes Eigenkapital vom mindestens 5 Millionen Euro haben. 

2. Aufgaben

Anlegerschutz
Im Sinne des Anlegerschutzes sind die nachfolgend aufgeführten Punkte durch die Depotbank wahrzunehmen:

• Trennung Fondsvermögen 
  ein wichtiger Aspekt des Anlegerschutzes ist die Trennung des Fondsvermögens von dem Vermögen der KAG (KVG) und somit die Verweigerung des direkten Zugriffs auf das Fondsvermögen.
  
  
• Verwahrung von Wertpapieren und Geld
  die Depotbank ist für die Verwahrung von Wertpapieren und Geld zuständig. Sie gibt die Anteilscheine aus und sorgt für dessen Rücknahme. Dadurch beobachtet und kontrolliert sie unter anderem das Geschäftsverhalten der KAG (KVG).
  
  
• Ausgabe und Rücknahme von Anteilscheinen
  die Ausgabe der Anteilscheine darf nur gegen die volle Leistung des Ausgabepreises erfolgen. Diese Aufgabe hat den Nutzen, dass dadurch gewährleistet wird, dass keine Verminderung der Anteilswerte durch zu günstig ausgegebene Fondszertifikate eintreten kann. 
  
  
• Kontrollfunktionen gegenüber der Fondsbuchhaltung
  die Depotbank übernimmt mit der Durchführung verschiedener Kontrollfunktionen die Rolle der Anleger. Sie nimmt die Interessen der Anleger gegenüber der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) wahr.

Geltendmachung von Ansprüchen der Anleger: Die Depotbank ist berechtigt (und verpflichtet) Ansprüche der Anleger wegen Verletzung des Investmentgesetzes (Kapitalanlagegesetzbuches KAGB) oder der Vertragsbedingungen gegen die KAG (KVG) geltend zu machen. 

Verwahrung Geld und Wertpapiere
Die Verwahrung der zum Investmentvermögen gehörenden Wertpapiere und Gelder sind in einem gesperrten Depot und auf Sperrkonten vorzunehmen. Die Wertpapiere dürfen nur einer Wertpapiersammelbank, einem anderen in- oder ausländischen Kreditinstitut oder einem anderen ausländischen Verwahrer, sofern dieser die Voraussetzungen des Depotgesetzes erfüllt, zur Verwahrung anvertraut werden. 

Die zum Investmentvermögen gehörenden Guthaben sind auf Sperrkonten zu verwahren. Die Depotbank ist berechtigt und verpflichtet, auf den gesperrten Konten vorhandene Guthaben auf Sperrkonten bei anderen Kreditinstituten zu übertragen, wenn die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) die Depotbank anweist. 

Der Bestand an Immobilien sowie Beteiligungen an Immobilien-Gesellschaften und weitere nicht verwahrfähige Vermögensgegenstände sind laufend zu überwachen.

Ausgabe/Rücknahme Anteilscheine
Die Ausgabe und Rücknahme von Anteilen eines Sondervermögens wird von der Depotbank vorgenommen. Anteile dürfen nur gegen volle Leistung des Ausgabepreises ausgegeben werden. 

Der Preis für die Ausgabe von Anteilen (der Ausgabepreis) muss den Wert des Anteils am Sondervermögen zusätzlich eines in den Vertragsbedingungen festzusetzenden Aufschlags entsprechen. Der Ausgabepreis ist an die Depotbank zu entrichten und von dieser abzüglich des Aufschlags unverzüglich auf einem für das Sondervermögen eingerichteten gesperrten Konto zur verbuchen. 

Der Preis für die Rücknahme von Anteilen (der Rücknahmepreis) muss dem Wert des Anteils am Sondervermögen abzüglich eines in den Vertragsbedingungen festzusetzenden Abschlags entsprechen. Der Rücknahmepreis ist, abzüglich des Abschlags, von dem gesperrten Konto an den Anleger zu zahlen. Der Ausgabeaufschlag und der Rücknahmeabschlag können an die Gesellschaft ausgezahlt werden.

Zahlung- und Lieferung
Der Kaufpreis aus dem Verkauf von Vermögensgegenständen des Investmentvermögens, die anfallenden Erträge, Entgelte für Wertpapier-Darlehen und der Optionspreis, den ein Dritter für das ihm eingeräumte Optionsrecht zahlt, sowie sonstige dem Investmentvermögen zustehenden Geldbeträge, sind von der Depotbank auf einem für das Investmentvermögen eingerichteten gesperrten Konto zu verbuchen.

Aus den gesperrten Konten oder Depots führt die Depotbank auf Weisung der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) die Bezahlung des Kaufpreises beim Erwerb von Wertpapieren, Immobilien, Beteiligungen an Immobilien-Gesellschaften oder sonstigen Vermögensgegenständen, die Leistung und Rückgewähr von Sicherheiten für Derivate, Wertpapierdarlehen und Pensionsgeschäfte, Zahlungen von Transaktionskosten und sonstigen Gebühren sowie die Begleichung sonstiger durch die Verwaltung des Investmentvermögens bedingter Verpflichtungen, die Lieferung beim Verkauf vom Vermögensgegenständen sowie die Lieferung bei der darlehensweisen  Übertragung von Wertpapieren sowie etwaiger weiterer Lieferpflichten, die Ausschüttung der Gewinnanteile an die Anleger durch. 

Zustimmungspflichtige Geschäfte
Die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) darf die nachstehend aufgeführten Geschäfte nur mit Zustimmung der Depotbank durchführen:

• Aufnahme von kurzfristigen Krediten 
  soweit es sich nicht um valutarische Überziehungen handelt. Maximal 10% des Sondervermögens - zu marktüblichen Konditionen.
  
• Geldanlage bei anderen Kreditinstituten
  
• Kontrolle der Fondspreisermittlung
  
• Anlagegrenzprüfungen
  
• Einrichtung der gesetzliche und vertraglichen Anlagegrenzen
  
• Verfügung von Immobilien
  
• Belastung sowie Abtretung von Forderungen auf Immobilien

3. Auswirkungen der UCITS-Richtlinie
Die zu Beginn des Jahres 2009 beschlossene UCITS-IV-Richtlinie umfasst drei wesentliche Aspekte:

01. Vereinfachung der Meldeverfahren und Abbau administrativer Tätigkeiten.

02. Erhöhung des Anlegerschutzes durch die Bereitstellung von investitionsrelevanter Informationen.

03. Erhöhung der Effizienz der Märkte durch eine erleichterte Fondsverschmelzung.

Der unter 03. genannte Punkt, die Fondsverschmelzung, wird durch diese Richtlinie nun auch grenzüberschreitend möglich sein. Dadurch profitieren in erster Linie die großen europaweit aufgestellten Depotbanken. Das wird langfristig dazu führen, dass nur noch die global aufgestellten, großen Depotbanken überleben und die kleinen, nationalen Depotbanken vom Markt verschwinden werden. 

4. Kontrollfunktionen im täglichen Prozessablauf

Anlagegrenzprüfungen

Einrichten der Anlagegrenzen
Die Anlagegrenzen werden im Fondsbuchhaltungssystem durch die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) bei Auflegung eines neuen Fonds eingerichtet und bei Bedarf geändert. Die Erfassung und Freigabe unterliegen dem 4-Augen-Prinzip.

Die Depotbank ist verpflichtet, das Aufsetzen der Grenzprüfungen und die jeweiligen Änderungen, ebenfalls nach dem 4-Augen-Prinzip, zu kontrollieren und zu dokumentieren. 

Da die Depotbank bei jeder neuen Fondsauflage involviert ist, wird gewährleistet, dass sie auch über die aufzusetzenden vertraglichen Anlagegrenzen informiert ist. Über Anlagegrenzenänderungen wird die Depotbank durch die Protokolle der jeweiligen Anlageausschusssitzungen informiert. In diesen Sitzungen wird entschieden, ob die Anlagepolitik und damit die einzuhaltenden Anlagegrenzen geändert oder beibehalten werden. Die gesetzlichen Anlagegrenzen sind im Gegensatz dazu fest definiert und dürfen (können) nicht geändert werden.

Kontrolle der Anlagegrenzeinhaltungen
Die Depotbank muss dafür sorgen, dass die für das jeweilige Sondervermögen geltenden gesetzlichen und vertraglichen Anlagegrenzen eingehalten werden (§27 Absatz 1 Nr. 5 InvG). Streng genommen, müsste sie vor der Abwicklung des jeweiligen Kauf- bzw. Verkaufsauftrags prüfen, ob dieser zu einer Anlagegrenzverletzung führt. Wenn ja, dürfte das entsprechende Geschäft nicht getätigt werden. Hierbei ist zu berücksichtigen, dass eine Prüfung eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen würde und in Grenzfällen mit erheblichen juristischen Unsicherheiten zu rechnen wäre, so dass das bereits eingegangene Geschäft unter Umständen nicht rechtzeitig erfüllt werden könnte. Es müsste mit dem Rücktritt des Kontrahenten und möglichen Schäden für die KAG (KVG) und das Sondervermögen gerechnet werden. Dieses wäre nicht mit den Interessen der Anleger vereinbar. 

Da diese zeitnahe Kontrolle in der Praxis durch die Depotbank nicht durchführbar ist, wird die Kontrolle der Anlagegrenzen nach der Abwicklung des Geschäftes durch die Wirtschaftsprüfer akzeptiert. 

Vorgehensweise der Kontrollen
Gemäß des Depotbankrundschreibens der BaFin vom 02.07.2010 hat die Depotbank die gesetzlichen und vertraglichen Anlagegrenzen von bei ihr verwahrten Investmentfonds zu prüfen. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten die Prüfung durchzuführen - nach dem Modell 1 (die Depotbank erhält Zugriff auf die Fondsbuchhaltungs- und Anlagegrenzprüfungssysteme der KAG (KVG)en oder nach dem Modell 2 die Depotbank greift auf ein eigenes [Schatten-] Fondsbuchhaltungssystem sowie auf ein darauf aufbauendes Anlagegrenzprüfungssystem zu.

Nach dem Modell 1 ist die Depotbank verpflichtet, die ordnungsgemäße Funktionalität der Systeme der KAG (KVG)en zu Beginn zu überprüfen und mindestens einmal jährlich diese Prüfung zu wiederholen. Diese Überprüfung kann durch sogenannte Control Reports durch einen Wirtschaftsprüfer oder durch eine eigenständige Prüfung erfolgen.

Neben der Kontrolle der ordnungsgemäßen Funktionalität des Fondsbuchhaltungs- und Anlagegrenzprüfungssystems fordert das Depotbankrundschreiben für das Modell 1 die regelmäßige Durchführung von Stichproben (mindestens alle 4 Monate).

Nach dem Modell 2 greift die Depotbank auf ein eigenes Schatten-Fondsbuchhaltungssystem und auf ein darauf aufbauendes Anlagegrenzprüfungssystem zu, auf denen sie selbständig die Prüfung der gesetzlichen und vertraglichen Anlagegrenzen durchführt.

Die Depotbank fragt börsentäglich im Fondsbuchhaltungssystem der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) (oder im eigenen System) die Verletzungen der Anlagegrenzen ab. Bei Publikumsfonds ist eine tägliche Abfrage gesetzlich vorgeschrieben. Bei Spezialfonds kann mit Zustimmung der Anleger eine wöchentliche Anlagegrenzprüfung erfolgen, wobei sämtliche Transaktionen der jeweils vorangegangenen Woche in die Prüfung einbezogen werden müssen.

Aufgrund dieser täglich stattfindenden Abfragen werden Verletzungen und deren Ursachen aufgedeckt und müssen lückenlos und fortlaufend dokumentiert werden.

Für Anlagegrenzen, die mit dem Anlagegrenzprüfungssystem nicht (oder noch nicht) überprüft werden können (weil das Aufsetzen der Grenzen so kompliziert ist, dass sie einer separaten Programmierung unterliegen müssen), hat die Depotbank eigene Kontrollprozesse zu definieren. 

Kontrolliert die Depotbank anhand des Fondsbuchhaltungssystems die Anlagegrenzen, sind folgende Punkte im Depotvertrag zwingend zu vereinbaren: 

• die ordnungsgemäße Funktionalität des Anlagegrenzprüfungssystems ist zu Beginn durch die Depotbank zu kontrollieren.
  
  
• die Depotbank hat regelmäßig, mindestens alle vier Monate, Stichproben im Hinblick auf die Funktionalität des Systems durchzuführen. Die Prüfung beinhaltet, wie zeitnah Änderungen von vertraglichen Anlagegrenzen systemseitig umgesetzt wurden, wie der Ablauf der Einrichtung von gesetzlichen und vertraglichen Anlagegrenzen für neue Sondervermögen erfolgt und in welcher Frequenz die für die Anlagegrenzen relevanten Stammdaten aktualisiert werden.
  
  
• die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) hat die Depotbank unverzüglich über wesentliche Programmänderungen, Änderungen in der Datenqualität (Wechsel Stammdaten-, Kursprovider) oder Datenquantität (fehlen von Stammdaten) und über Anlagegrenzen, die nicht systemseitig abgedeckt werden können, zu informieren.

  
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• Kontrolle, dass die Ausgabe und Rücknahme von Anteilen und die Ermittlung des Wertes der Anteile nach den Vorschriften des Investmentgesetz (Kapitalanlagegesetzbuch KAGB)es und den Vertragsbedingungen durchgeführt wird. 
  
  
• Kontrolle, dass die Verwahrung der Gegenwerte nach getätigten Geschäften innerhalb der üblichen Fristen durchgeführt wird.
  
  
• Kontrolle, dass die Erträge des Investmentvermögens gemäß den Vorschriften des Investmentgesetzes (Kapitalanlagegesetzbuches KAGB) und den Vertragsbedingungen verwendet werden.
  
  
• Kontrolle, dass die erforderlichen Sicherheiten für Wertpapierdarlehen rechtswirksam bestellt werden.
  
  
• Kontrolle, dass die Einhaltung der geltenden gesetzlichen und der in den Vertragsbedingungen festgelegten Anlagegrenzen gewährt ist.
  
  
• Kontrolle, dass bei Beteiligungen an einer Immobilien-Gesellschaft die folgenden Punkte beachtet werden: Überwachung beim Erwerb einer Beteiligung nach §68, monatliche Überprüfung der Vermögensaufstellungen, bestehen einer Vereinbarung zwischen der KAG (KVG) und der Immobilien-Gesellschaft, dass zustehende Zahlungen unverzüglich auf ein Sperrkonto bei der Depotbank einzuzahlen sind und die Eintragung der Verfügungsbeschränkung in das Grundbuch eingetragen wird.

• Kreditaufnahme, soweit es sich nicht um valutarische Überziehungen handelt, vom maximal 10% des Sondervermögens - zu marktüblichen Konditionen.
  
  
• Anlage von Mitteln in Bankguthaben bei anderen Kreditinstituten.
  
  
• Verfügung über Immobilien
  
  
• Belastung sowie Abtretung von Forderungen auf Immobilien

• Kurzfristigkeit der Kreditaufnahme
  
  
• 10% maximal in Relation zum Sondervermögen
  
  
• Marktüblichkeit der Kreditbedingungen
  
  
• Vertragsbedingen müssen diese festlegen

• Anlage auf einem Sperrkonto
  
  
• Einhaltung der Anlagegrenze: die KAG (KVG) darf nur bis zu 20% des Wertes des Sondervermögens in Bankguthaben bei je einem Kreditinstitut anlegen
  
  
• Laufzeit von höchstens 12 Monaten
  

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• der Kunde gibt eine Order an seine Fondvertriebsgesellschaft (Kauf/Verkauf)
  
  
• Weiterleitung der Order durch die Fondsvertriebsgesellschaft an die Depotbank
  
  
• die Depotbank gibt der Fondsvertriebsgesellschaft eine Empfangsbestätigung
  
  
• die Depotbank sammelt die Kauf- oder Verkaufsorders und leitet sie bis zur für diesen Fonds gültigen Cut-Off-Zeit an die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) weiter (netto Zu- und Abflüsse)
  
  
• die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) schickt der Depotbank eine Ausführungsbestätigung
  
  
• die Depotbank schickt der Fondsvertriebsgesellschaft eine Abrechnungsbestätigung
  
  
• die Fondsvertriebsgesellschaft schickt dem Kunden eine Fondsabrechnung

Cut-Off-Zeiten
Alle Fondsorders müssen die Fondsgesellschaft bis zu einer bestimmten Uhrzeit (den sogenannten Cut-Off-Zeiten) erreicht haben, wenn sie noch zum NAV desselben Tages ausgeführt werden sollen. In Deutschland existieren keine einheitlichen Cut-Off-Zeiten. Jeder Fonds besitzt je nach Anlageschwerpunkt unterschiedliche Cut-Off-Zeiten. Orders, die nach der Cut-Off-Zeit des Fonds eingehen, werden für den nächsten Tag vorgetragen.

Zu den einzelnen Akteuren des Anteilscheingeschäftes :

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• Grundvorbereitungen
  - Entwurf eines Konzeptes
  - Entwurf des Verkaufsprospektes *
  - Entwurf der Vertragsbedingungen (Allgemeine, Besondere, Depotbankvertrag)
  - Beantragung der WKN bei den Wertpapier-Mitteilungen
  
  
* KIID (KID)
Bei Investmentfonds wird das Produktinformationsblatt als „Key-Investor-Information-Document“ (KIID oder verkürzt KID) bezeichnet.

Der Europäische Gesetzgeber hat 2010 eine Verordnung verabschiedet, nach der die europäischen Investmentgesellschaften verpflichtet sind, die wesentlichen Merkmale ihrer Fonds nach festen Vorgaben darzustellen, um die Transparenz und Vergleichbarkeit zwischen Fonds zu verbessern. Für deutsche Fonds gilt dies ab 01.07.2011, für alle anderen europäischen Fonds gilt eine Umstellungsfrist bis zum 30.6.2012. Das KID ersetzt den vereinfachten Verkaufsprospekt. Kunden muss vor dem Kauf dieses Dokument zur Verfügung gestellt werden.


• BaFin-Genehmigung
  - Vertragsbedingungen und Verkaufsprospekt zur Genehmigung bei der BaFin einreichen
  - Entgegennahme der BaFin-Genehmigung
  
  
• Anlage der Fonds-Stammdaten (im Depotbanksystem)
  - Vorbereitung der Kontoeröffnungsunterlagen
  - Festlegen der Gebührenstruktur und der Konditionen
  - Anlage des Sperrkontos, Sperrdepots und des Treuhanddepots
  - Einrichten der Postversandadressen
  
  Sperrkonto: hier werden die Gelder des Fondsvermögens, getrennt vom Vermögen der Fondsgesellschaft, verwahrt.
  
  Sperrdepot: hier werden die Gegenstände (Wertpapiere) des Fondsvermögens, getrennt vom Vermögen der Fondsgesellschaft, verwahrt.
  
  Treuhanddepot: Depot B - enthält die Wertpapiere aus Kommissionsgeschäften. Der Bestand befindet sich im Eigentum der Fondsgesellschaft.
  
  
• Anlage der Fonds-Stammdaten (im Fondsbuchhaltungssystem)
  - Vorbereitung der Unterlagen
  - Festlegen der Gebührenstruktur und der Konditionen
  - Anlage der Fonds-Stammdaten
  - Anlage der Anlagegrenzen (gesetzliche + vertragliche)
  
  
• Anteilscheine
  - Vorbereitung der Globalurkunde ("bis zu ..."). Die KAG (KVG) reicht die (technische bis-zu-Globalkurkunde bei der Depotbank mit dem Auftrag ein, diese bei Clearstream (dem Zentralverwahrer) zu hinterlegen oder im Streifband zu verwahren. Die Depotbank kontrolliert und unterzeichnet diese Urkunde und wird bei der Globalurkunde die Auslastung überwachen und bei Bedarf die Ausstellung einer neuen Urkunde bei der KAG (KVG) anfordern.
  
  - Unterschrift durch KAG (KVG) und Depotbank
  - Aufnahme in das Anteilscheinregister
  - Einreichung der Globalurkunde bei der Lagerstelle (inklusive der Dokumentation)
  
  
• Informationsverteilung
  - Handelsdesk
  - Depotbank (Custody und Settlement)
  - Client Advisor (Kundenberater)
  - Medien (für die spätere Fondspreisveröffentlichung)
  
  
• Auflage des Fonds
  - Verarbeitung der Zeichnungen im Depotbank- und Fondsbuchhaltungssystem
  - Valutierung der Globalurkunde bei der Lagerstelle
  - Preisberechnung
  - Veröffentlichung

• Grundvorbereitungen
  - Entwurf der Vertragsbedingungen (Allgemeine, Besondere, Vereinbarung zwischen Anleger, KAG (KVG) und Depotbank, Depotbankvertrag)
  - Unterzeichnung der Verträge
  - Beantragung der WKN bei den Wertpapier-Mitteilungen
  
  
• BaFin-Anzeige
  - Einreichung der Verträge bei der BaFin
  - Keine BaFin-Genehmigung erforderlich
  
  
• Anlage der Fonds-Stammdaten (im Depotbanksystem)
  - Vorbereitung der Kontoeröffnungsunterlagen
  - Festlegen der Gebührenstruktur und der Konditionen
  - Anlage des Sperrkontos, Sperrdepots, Treuhanddepots (und ggfs. Anlegerdepots)
  - Einrichten der Postversandadressen
  
  
• Anlage der Fonds-Stammdaten (im Fondsbuchhaltungssystem)
  - Vorbereitung der Unterlagen
  - Festlegen der Gebührenstruktur und der Konditionen
  - Anlage der Fonds-Stammdaten
  - Anlage der Anlagegrenzen (gesetzliche + vertragliche)
  
  
• Anteilscheine
  - Vorbereitung der Globalurkunde ("bis zu ...")
  - Unterschrift durch KAG (KVG) und Depotbank
  - Aufnahme in das Anteilscheinregister
  - Einreichung der Globalurkunde bei der Lagerstelle (inklusive der Dokumentation)
  
  
• Informationsverteilung
  - Handelsdesk
  - Depotbank (Custody und Settlement)
  - Client Advisor (Kundenberater)
  
  
• Auflage des Fonds
  - Verarbeitung der Zeichnungen im Depotbank- und Fondsbuchhaltungssystem
  - Valutierung der Globalurkunde bei der Lagerstelle
  - Preisberechnung
  

• Information an die BaFin
  die BaFin erteilt die Genehmigung zur Schließung mit einer Fristvorgabe.
  
  
• Veröffentlichung der Schließung im Bundesanzeiger, WM und Tageszeitungen
  die Veröffentlichung enthält das Datum der Schließung (Frist: 6 Monate), Umtauschangebot, Umtauschfrist, Umtauschmodalitäten.
  
  
• Bekanntmachung im Rechenschafts- oder Halbjahresbericht (Frist: 6 Monate)
  
  
• Interne Veröffentlichung
  an das Handelsdesk, Client Advisor (Kundenberater), Custody und Settlement.
  
  
• Vorbereitung Anschreiben an die Anleger
  mit Umtauschangebot, Umtauschfrist und Umtauschmodalitäten.
  
  
• Abwicklung Umtauschangebot (intern)
  durch die Abteilung Custody.
  
  
• Meldung der umgetauschten Stücke
  an die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) (bzgl. Rücklauf und Liquidität).
  
  
• Prüfung der Oppositionsliste der Wertpapier-Mitteilungen
  
  
• Laufende Liquidation
  der Vermögensgegenstände in Fondswährung - unter Beachtung der Anlagegrenzen (§8 KAG (KVG)G) und Eigenkapitalgrenze der Depotbank (§12 KAG (KVG)G).
  
  
• Schließung
  vorab Belastung sämtlicher noch offener Gebühren (Verwaltungsvergütung, Depotgebühren, Prüfungs- und Veröffentlichungskosten).
  
  
• Abstimmung der umlaufenden Anteile (LAG-Bestand)
  und noch ausstehender Erträge (Zinsen, Dividenden, Quellensteuerrückerstattungen).
  
  
• Letzte Preisberechnung
  Ermittlung des Liquidationsvermögens, Abgleich des rechnerischen Liquidationsvermögens (umlaufende Anteile x Preis < Liquidationsvermögen).
  
  
• Veröffentlichung des Liquidationserlöses
  je Fondsanteil (inklusive der Zwischengewinne) bei der BaFin, im Bundesanzeiger, den Wertpapier-Mitteilungen und Tageszeitungen.
  
  
• Änderung der Wertpapier-Stammdaten
  auf "nicht lieferbar".
  
  
• Information an das Handelsdesk
  bezüglich der Einstellung von Zeichnungsannahmen.
  
  
• Übergang der Verfügungsgewalt
  von der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) an die Depotbank.
  
  
• Auftrag an die Lagerstelle
  zur automatischen Liquidation (Achtung: auf offene Lieferungen aus Umtausch achten).
  
  
• Liquidation der verbleibenden Anteile
  der Privatkunden durch die Abteilung Custody.
  
  
• Verbuchung der automatischen Liquidation durch die Lagerstelle
  
  
• Abstimmung Liquidation gegen Fondsvermögen
  bei nur Globalurkunden: Fondsvermögen = Liquidationsaufwand
  bei Einzelurkunden: eventuell Restvermögen, da noch ausstehende Anteile
  
  
• Auftrag an die Lagerstelle
  zur Vernichtung der Urkunden (Vernichtungsprotokoll).
  
  
• Abstimmung Vernichtungsprotokoll
  mit ausgegebenen Urkunden (aus Anteilscheinregister).
  
  
• Umbuchung des Restvermögens
  nach Abstimmung auf das Liquidationskonto (Verbindlichkeiten aus nicht eingelösten Anteilscheinen).
  
  
• Anschließend Schließung des Sperrkontos und Sperrdepots
  
  
• Rückgabe der NV-Bescheinigung an die KAG (KVG)
  zur Rückgabe an das Finanzamt.
  
  
• Laufende Abwicklung, der noch eingehenden Anteilscheinrückflüsse
  Prüfung der eingereichten Anteilscheine auf Gültigkeit (Oppositionsliste), Erstellung der Abrechnung, Auszahlung aus dem Liquidationskonto.
  
  
• Nach Ablauf der 6-Monats-Frist
  nach Schließung des Fonds: gegebenenfalls Hinterlegung des Restvermögens beim Amtsgericht.
  
  

• Kündigung der Dreiervereinbarung
  zwischen Anleger, KAG (KVG) und Depotbank. Entweder fristgerecht (3 Monate) oder aus besonderem Anlass (ohne Einhaltung einer Frist).
  
  
• Veröffentlichung der fristgerechten Kündigung im Bundesanzeiger
  
  
• Unterzeichnung einer Übertragungsvereinbarung
  zwischen Anleger, alter KAG (KVG), alter Depotbank, neuer KAG (KVG) und neuer Depotbank mit den Übertragungsmodalitäten.
  
  
• Austausch von Lieferungs- und Zahlungsinstruktionen
  
  
• Informationen an die Abteilungen Settlement, Custody und Payments.
  
  
• Weitergabe einer Inventarliste
  an die neue Depotbank (gemäß den Übertragungsvereinbarungen).
  
  
• Update an aufzunehmende Depotbank bei Bestandsveränderungen
  bis zum Übertragungstermin.
  
  
• Abrechnung und Abwicklung
  aller Geschäfte bis zum Handelschluss vor der Übertragung.
  
  
• Belastung sämtlicher noch offener Gebühren und Gutschrift offener Erträge
  vor der Übertragung.
  
  
• Abstimmung der Bestände der Lagerstelle mit den Beständen der Fondsbuchhaltung
  
  
• Einstellung der Lieferinstruktionen
  1-2 Tage vor dem Übertragungsdatum (Achtung: offene Geschäfte beachten).
  
  
• Information an die neue Depotbank bezüglich der übertragenen Bestände
  
  
• Information an die neue Depotbank
  über die ausstehenden Dividendenzahlungen und Quellensteuerrückerstattungen
  
  
• Übertragung der Kontoguthaben am Stichtag
  Fristen für die Auslandszahlungen beachten.
  
  
• Laufende Weiterzahlung eingehender Zinsen - und Dividendenzahlungen
  an die neue Depotbank.
  
  
• Laufende Weiterzahlung eingehender Quellensteuerrückerstattungen
  an die neue Depotbank.
  
  
• Schließung der Sperrkonten und Depots des Sondervermögens
  
  
• Rückgabe der NV-Bescheinigung an die KAG (KVG)
  
  
• Ausbuchung und Rückgabe der Anteilscheine
  aus den Anlegerdepots, Entwertung und Rückgabe an KAG (KVG).
  
  
• Bei Schließung des Fonds mit Auflösung:
  • Laufende Liquidation der Vermögensgegenstände in Fondswährung
    
  • Beachtung der Eigenkapitalgrenze der Depotbank (§12 KAG (KVG)G)
  • Belastung sämtlicher noch offener Gebühren und Gutschriften offener Erträge vor Auflösung
    
  • Aktivierung der noch offenen Dividendenforderungen (Auszahlung als Vorschuss)
    
    
• letzte Preisberechnung per Stichtag
  genaue Prüfung und Abstimmung mit Barvermögen.
  
  
• Einstellung Anteilscheingeschäft
  Anleger verkauft Anteile zum Liquidationspreis.
  
  
• Zahlung des Liquidationserlöses
  
  
• Eingang ausstehender Dividenden- und Zinsgutschriften überwachen
  
  
• Ausbuchung, Entwertung und Rückgabe der Anteilscheine an die KAG (KVG)
  
  
• Schließung der Sperrkonten und Sperrdepots des Sondervermögens
  
  
• Schließung von Konto und Depot der Anleger
  

Im Rahmen dieser Fondsfusionen sind Anteile am übertragenden Sondervermögen als zum Buchwert verkauft anzusehen und die Anteile des übernehmenden Sondervermögens als zu diesem Wert gekauft. Dies ermöglicht, dass die stillen Reserven (oder auch Lasten) der Fondsanteile nicht aufgedeckt werden und die zugrunde liegenden Buchwerte des übertragenden Fonds die Möglichkeit bieten, innerhalb der Bilanz des Anlegers fortgeführt zu werden.

Fondsfusionen müssen mindestens drei Monate vor der Fusion veröffentlicht werden, damit der Anleger noch die Möglichkeit hat, seine Anteile rechtzeitig zu verkaufen. Wer sich entschließt, seine Anteile zu behalten, muss damit rechnen, dass sich die Anzahl der Anteile ändert. Der eigentliche Wert des Depots bleibt jedoch gleich. Fondfusionen werden steuerlich neutral behandelt.

Fondsübertrag
Fondsübertrag an eine neue Depotbank
Die Vereinbarung zur Fondsübertragung ist juristisch prüfen zu lassen und entsprechend von den Entscheidungsträgern zu unterschreiben. Danach sieht der Ablauf des Übertrags wie nachstehend beschrieben aus:

• Depotgebührenbelastung
  Berechnung der bis einen Tag vor Fondsübertrag anfallenden Depotgebühren, Information an die KAG (KVG) und Belastung der Gebühren mit Valuta einen Tag vor Fondsübertrag.
  
  
• Wertpapierüberträge
  Informationseinholung bei der neuen Depotbank bezüglich des Lagerstellenverzeichnisses, des neuen Sperrkontos und Sperrdepots und, zwecks Klärung von Detailfragen, die Ansprechpartner der übernehmenden Depotbank. Diese Informationen werden gebraucht, um die Wertpapierüberträge aus dem juristischen Banksystem zu veranlassen.
  
  
• Übertragungsvereinbarung
  Die Aufgaben und Pflichten, die im Rahmen des Fondsübertrages zu erledigen sind, werden analog der in der Übertragungsvereinbarung festgehaltenen Punkte ausgeführt.
  
  
• Schließung Devisentermigeschäfte (DTGs)
  Sofern offene DTGs vorhanden sind, ist die Schliessung über die betreffende KAG (KVG) zu veranlassen.
  
  
• Futures + Options
  Sofern Futures und Options im Bestand des Sondervermögens sind, ist ein gesonderter Übertragungsauftrag auszufüllen.
  
  
• Abstimmung Gebührenbelastungen
  Mit der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) ist abzustimmen, welche Gebühren noch bis zum Fondsübertrag auf dem laufenden Konto belastet (oder gutgeschrieben) werden müssen:
  
  
  • anteilige Depotbankgebühr
    
  • Depotgebühren
    
  • anteilige Verwaltungsgebühr
    
  • Kontozinsen
    
    
• Valutagerechte Überweisung
  Nach der Ermittlung der Gebühren, ist eine valutengerechte Überweisung zugunsten des neuen Fondskontos durchzuführen. Am letzten Tag vor Übertrag wird der Übertragungssaldo (inkl. Zinsen ermittelt) und an die aufzunehmende Depotbank überwiesen.
  
  
• Verlagerungsgebühren
  Falls die Lagerstelle separate Verlagerungsgebühren veranschlagen sollte, werden diese, durch die Lagerstelle direkt, in Rechnung gestellt.
  
  
• NV-Bescheinigung
  Die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) muss der abgebenden Depotbank schriftlich mitteilen, wohin die NV-Bescheinigung gesandt werden soll. Sie darf nur entweder an das Finanzamt oder an die KAG (KVG) geschickt werden - nicht an die neue Depotbank. Die KAG (KVG) kann die alte NV-Bescheinigung nicht weiterverwenden, da das Finanzamt eine neue Steuernummer vergibt.
  
  
• Abschlussschreiben
  Das Abschlusschreiben für das Rumpfgeschäftsjahr ist zu erstellen.
  
  
• Gutschriften/Belastungen nach Übertrag
  Die nach Übertrag anfallenden Gutschriften oder Belastungen sind mit den entsprechenden Belegen an die neue Depotbank weiterzugeben.
  
  
• Schliessung Depot und Konto
  Das Sperrkonto und -depot muss nach dem Fondsübertrag geschlossen werden.
  
  
• Entwertung Anteilscheine
  Die Anteilscheine müssen entwertet und an die KAG (KVG) geschickt werden.
  
  
• Depotauszüge
  Einstellung des Depotauszugsversands.
  

Fondsübertrag an die eigene Depotbank

• Kontakaufnahme mit abgebender Depotbank
  Es erfolgt eine Kontakaufnahme mit der abgebenden Depotbank zwecks Austausches der Ansprechpartner und Absprache bezüglich des Übertrages.
  
  
• Wertpapierüberträge
  Übertragung der Wertpapierbestände in die eigenen juristischen Systeme der Bank.
  
  
• Fondspreisberechung mit Anspruchsermittlung
  Es muss die letzte erfolgte Fondspreisberechnung mit der entsprechenden Anspruchsermittlung (für die Stückzinsen und Dividenden ...) angefordert werden.
  
  
• Erweiterung der Kursversorgungsabfragen
  Es muss geprüft werden, ob die eigene Kursversorgung für das zu übernehmende Sondervermögen ausreichend ist. Wenn nicht, muss die Kursversorgung entsprechend erweitert werden.
  
  
• NV-Bescheinigung
  Die KAG (KVG) muss aufgefordert werden, eine neue NV-Bescheinigung zu liefern.
  
  
• Globalurkunde
  Die KAG (KVG) muss aufgefordert werden, eine neue Urkunde (für die Anteilscheine) zu liefern.
  
  
• NV-Bescheinigung
  Die KAG (KVG) muss aufgefordert werden, eine neue NV-Bescheinigung zu liefern.
  
  
• Liquidität
  Abstimmung mit der abgebenden Depotbank, dass gemäß den Übertragungsvereinbarungen das Geld auf das laufende Fondskonto überwiesen wird (Valuta per erster Tag der Fondsübernahme).
  
  
• Fondsstammdaten anlegen
  Die nachfolgend aufgeführten Daten müssen in den neu anzulegenden Fonds eingegeben werden:
  
  
  • Anspruchsermittlung (ASEM)
    
  • Fondsaufteilung
    
  • Fondsinvestoren
    
  • Verwaltungsgebühr
    
  • Depotbankgebühr
    
    
• Depotauszüge
  Einrichtung des Depotauszugsversandes.
  
  
• Gattungsstammdaten
  Das Gattungsstammdaten-Universum muss überprüft werden, ob alle benötigten Stammdaten vorhanden sind und ob Änderungen auf Feldebene erfolgen müssen.
  
  
• Sperrkonten und Sperrdepots
  Die Sperrkonten und -depots müsen mit den entsprechenden Sperrvermerken eingerichtet werden.
  
  
• Anlagegrenzen
  Der zu übernehmende Fonds muss entsprechend den Vorgaben in das Anlagegrenzenprüfungs-System eingerichtet werde.
  

Marktgerechtheitsprüfungen
Die von den Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft)en getätigten Wertpapier-, Derivate und Money-Market-Abrechnungen werden pro Börsentag auf Marktgerechtheit der Abrechnungskurse und auf Einhaltung der Provisionsvereinbarungen hin überprüft.

Bei Abweichungen der Abrechnungskurse oder Abweichungen der vereinnahmten Gebühren erhält die Depotbank ein Fehlerprotokoll.

Regulatorische Anforderungen (InvG/Depotbankrundschreiben)
Neben der KAG (KVG) ist auch die Depotbank zur Kontrolle der Marktgerechtheit verpflichtet. Die Anforderungen an diese Kontrollen ergeben sich insbesondere aus den Vorgaben des InvG und der InvRBV. Die Depotbank ist im Rahmen der Abwicklung von Transaktionen der Fonds nicht in den Prozess der Ausführungssteuerung im Hinblick auf Timing, Kosten und Kurse eingebunden. Aus diesem Grund erhält sie zum Kontrollieren der Marktgerechtheit der abgewickelten Wertpapier-, Derivate- und Money-Market-Geschäfte die jeweiligen Abrechnungen, die am Vortag getätigt wurden.

Diese sogenannten Ex-Settlement-Kontrollen der Depotbank beziehen sich auf die Einhaltung der vereinbarten Gebühren, Ticket Fees und der Abrechnung zu marktgerechten Kursen. Bei Abrechnungen, die aufgrund eines Handels an einer Börse (oder einem organisierten liquiden Markt zustande kamen, kann man davon ausgehen, dass es sich in der Regel um marktgerechte Kurse handelt, die keiner speziellen Kontrolle mehr unterworfen werden müssen.

Marktgerechtheit von Handelsgeschäften
Die Prüfung der Handelsgeschäfte auf Marktgerechtheit findet auf börsentäglicher Basis, mittels eines Prüfungs-Tools, statt. Die Abrechnungstransaktionen für die jeweiligen Sondervermögen (Fonds) (Wertpapier-, ETD-, OTC- und Money-Market-Geschäfte) werden zu dem vorher definierten Buchungstag aus dem Fondsbuchhaltungssystsem selektiert, kategorisiert und einer automatisierten Prüfung unterzogen.

Die für die Marktgerechtheitsprüfung zugrunde liegenden Prüfungsverfahren müssen transparent und nachvollziehbar sein. Die Kontrolle der Abrechnungen erfolgt in 3 Schritten:

• Kategorisierung und Kennzeichnung der Geschäfte, die über einen organisierten Markt abgeschlossen wurden.
  
  
• Kategorisierung der Geschäfte, die nicht über einen organisierten Markt abgeschlossen wurden mit Prüfung dieser Geschäfte auf die Hoch-/Tief-Preisspanne eines organisierten Marktes.
  
  
• Kategorisierung der Geschäfte, die nicht über einen organisierten Markt abgeschlossen wurden und nicht auf Höchst-/Tiefstkurs eines organisierten Marktes geprüft werden können.

Prozessbeschreibung
Nach der Definition des zu prüfenden Buchungstages findet die Selektion der Abrechnungstransaktionen statt. Mit dem Start dieses Selektionslaufes werden ausschließlich die Abrechnungstransaktionen der Sondervermögen des definierten Buchungstages herausgefiltert, die für die Marktgerechtheitsprüfung relevant sind. Das Ergebnis wird in einer separaten Datei abgespeichert.

Nach dem Vorliegen dieser Datei wird die vierstufige maschinelle Marktgerechtheitsprüfung gestartet. Hierbei wird die folgende Kategorisierung vorgenommen:

• Organisierter Markt
  Kennzeichnung der Geschäfte, die an einem organisierten Markt getätigt wurden.
  
  
• Nicht Organisierter Markt
  Kennzeichnung der Geschäfte, die an einem nicht Organisierten Markt getätigt wurden - bei denen jedoch eine Hoch-/Tief-Preisspanne eines organisierten Marktes zugeordnet werden kann.
  
  
• Nicht Organisierter Markt
  Kennzeichnung der Geschäfte, die an einem nicht Organisierten Markt getätigt wurden und keine Hoch-/Tief-Preisspanne eines Organisierten Marktes zugeordnet werden kann.
  
  
• Abrechnungstransaktionen mit Änderungs-Kennzeichen
  

zu (1) Organisierter Markt
Alle Geschäfte, die an einem organisierten Markt zustande kamen, sind grundsätzlich als marktgerecht anzusehen und werden dementsprechend auch so gekennzeichnet. Seitens der Depotbank fallen hierfür keine Prüfungsaktivitäten an.

Als Organisierter Markt gelten grundsätzlich alle EU-Börsenplätze und zusätzlich die von der BaFin definierten nicht EU-Börsenplätze (die Aufstellung kann auf der Webseite der BaFin eingesehen werden).

zu (2) Nicht Organisierter Markt
Bei allen Geschäften, die an einem Nicht Organisierten Markt zustande kamen, werden die Prüfungen der zugrundeliegenden Abrechnungskurse auf Grundlage von Hoch-/Tief-Preisspannen des vergleichbaren Assets eines Organisierten Marktes durchgeführt. Das heißt, diese Geschäfte wurden OTC (also direkt zwischen zwei Vertragspartnern) gehandelt, obwohl die zugrunde liegenden Gattungen auch über eine Börse hätten gehandelt werden können. Aufgrund der Börsennotierungen dieser Papiere können die Hoch-/Tief-Preisspannen auf Gattungsebene zugeordnet werden.

Liegen die zu prüfenden Abrechnungskurse innerhalb dieser Tageshöchst-/-tiefstkurse der zum Vergleich hinzugezogenen Börsen, ist das Geschäft als marktgerecht anzusehen und dementsprechend zu kennzeichnen. Liegen die zu prüfenden Abrechnungskurse außerhalb der zugrundeliegenden Preisspannen, werden diese Geschäfte als nicht marktgerecht zu gekennzeichnet. Seitens der Depotbank fallen für die als nicht marktgerecht gekennzeichneten Geschäfte Prüfungsaktivitäten an.

zu (3) Nicht Organisierter Markt
Bei allen Geschäften, die an einem Nicht Organisierten Markt zustande kamen und nicht einem Hoch-/Tief-Preisspannen-Vergleich unterzogen werden können, wird die Marktgerechtheitsprüfung aufgrund von Referenzkursen anerkannter Kursprovider (z.B. Bloomberg) durchgeführt. Bei allen Money-Markt-Geschäften erfolgt eine Referenzierung zu den zugrundeliegenden Zinsindices (Euribor, Libor...).

Seitens der Depotbank wird die Prüfung dieser Geschäfte komplett manuell durchgeführt. Dazu ist es notwendig, dass innerhalb der Prüfung diese Geschäfte separat gekennzeichnet und mit den beschriebenen Referenzkursen/Indices bestückt werden.

zu (4) Abrechnungstransaktionen mit Änderungs-Kennzeichen
a) alle Abrechnungstransaktionen, die mit einem Änderungskennzeichen geliefert werden, unterliegen einer Hoch-/Tief-Preisspannen-Prüfung. Liegen die zu prüfenden Abrechnungskurse innerhalb dieser Tageshöchst-/-tiefstkurse, ist das Geschäft als marktgerecht anzusehen und dementsprechend zu kennzeichnen. Liegen sie außerhalb der zugrundeliegenden Preisspannen, werden die Geschäfte als nicht marktgerecht gekennzeichnet und müssen in dem Ergebnisreport der Marktgerechtheitsprüfung unter den manuell zu prüfenden Geschäften aufgelistet werden. Der Hintergrund dafür ist, dass bei einer manuellen Überschreibung des Abrechnungskurses innerhalb der Abwicklung auch eine Marktgerechtheitsprüfung stattfinden muss.

b) alle Abrechnungstransaktionen, die mit einem Änderungskennzeichen geliefert werden, werden auf einen geänderten Schlusstag hin überprüft. Ist der Schlusstag identisch mit dem für die Marktgerechtheitsprüfung zugrundeliegenden Buchungstag, werden diese Geschäfte als nicht marktgerecht gekennzeichnet und in dem Ergebnisreport unter den manuell zu prüfenden Geschäften aufgelistet.

Seitens der Depotbank fallen für die als nicht marktgerecht gekennzeichneten Geschäfte Prüfungsaktivitäten an.

Ergebnis Marktgerechtheitsprüfung
Das Ergebnis der Marktgerechtheitsprüfung wird in einem elektronischen Report dokumentiert. Der Report ist in 5 Bereiche unterteilt:

• Marktgerechtheit vorhanden
  aufgrund des Geschäftsabschlusses an einem Organisierten Markt - mit Auflistung der einzelnen Abrechnungen.
  
  
• Marktgerechtheit vorhanden
  aufgrund der Hocht-/Tief-Preisspannen-Prüfung - mit Auflistung der einzelnen Abrechnungen.
  
  
• Manuell zu prüfende Geschäfte
  mit Zuordnung der Referenzkurse/Indices.
  
  
• Manuell zu prüfende Geschäfte
  bei denen keine Referenzkurse/Indices zugeordnet werden konnten.
  
  
• Manuell zu prüfende Geschäfte
  aufgrund geänderter Abrechnungsdaten.

Kontrolle der Abrechnungsgebühren
Die Provisionsberechnungen der Wertpapierabrechnungen werden börsentäglich auf Korrektheit überprüft. Grundlage dafür sind die in den Abrechnungssystemen hinterlegten Provisionsmodelle.

Analog des Prozesses der Marktgerechtheitsprüfung der Abrechnungskurse wird auch bei der Prüfung der berechneten Provisionen eine Datei mit allen Abrechnungstransaktionen eines Buchungstages erstellt und mit den erwarteten Provisionssätzen verglichen. Das Ergebnis wird in einem Report dokumentiert. Abweichungen werden von der Depotbank bearbeitet.

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Wertpapierstammdaten
Ohne korrekte Wertpapierstammdaten kann keine fehlerfreie elektronische Verarbeitung stattfinden. In der Regel werden in Deutschland die Stammdaten von den Wertpapier-Mitteilungen (WM) bezogen. Ausschließlich die Wertpapier-Mitteilungen vergeben die nationalen und internationalen Wertpapier-Kenn-Nummern (WKN)/International Securities Identification Numbers (ISIN) für Deutschland.

Das Spektrum der benötigten Wertpapierstammdaten umfasst die klassischen Wertpapiere wie Aktien und Anleihen, Geldmarkt- und Deviseninstrumente, börsengehandelte und OTC-Standardderivate sowie komplexe strukturierte Produkte und exotische Derivate.

Da inzwischen zig-tausend vergebene Wertpapier-Kenn-Nummern aktiv im Umlauf sind, können aus Performancegründen nicht alle in den Datenbanken der jeweiligen Abwicklungssysteme der Banken vorgehalten werden. In der Regel initialisiert man die WKNs, für die auch ein tatsächlicher Bestand vorhanden ist. Also nur einen Bruchteil der Gesamtmenge. Der komplette WM-Datenhaushalt wird auf einem Host-Rechner verwaltet. Die Abwicklungssysteme bekommen tägliche Updates der WM-Daten in Relation zu den in den Depots stattgefundenen Bestandsveränderungen.

Die Updates durchlaufen, bevor sie in die Datenbanken der Abwicklungssysteme eingespielt werden, eine formale Prüfung auf systemrelevante Verwertbarkeit. Das geschieht durch in den Systemen hinterlegte Mappingregeln, die die originären, von WM gelieferten Daten, in eigensystemverwertbare Datenformate umwandelt. Treten hierbei Fehler auf, so werden diese protokolliert und bereinigt. Die Stammdaten werden erst nach einer manuellen Korrektur in die Produktionssysteme importiert.

Diese Wertpapierstammdatenkontrollen und -korrekturen finden arbeitstäglich (morgens), nach dem WM-Update, statt. Also vor dem Start der Tagesverarbeitung der Back-Office-Abteilungen. Erst dadurch kann gewährleistet werden, dass die Tagesprozesse die korrekten Ergebnisse bringen.

Hinzu kommt der folgende manuelle Prozess: will ein Kundenberater einen Trade einer Gattung durchführen, die noch nicht im existierenden (abgespeckten) WM-Daten-Pool des Systems vorhanden ist, muss diese Gattung kurzfristig (und möglichst schnell) manuell eingegeben werden. Dazu dienen in modernen Stammdatensystemen sogenannte Single-Import-Schnittstellen. Mit ihrer Hilfe werden die angeforderten WKNs aus dem Gesamt-Daten-Pool des Host-Systems, über die schon erwähnten Mappingregeln, in das Ordersystem importiert. Bei Systemen, die diese Funktion nicht besitzen, müssen die Stammdaten komplett manuell eingegeben und nach dem 4-Augen-Prinzip freigegeben werden - mit allen vorhanden Fehlerquellen und zeitlichen Faktoren. Erst nach fehlerfreiem Vorhandensein dieser angeforderten Gattung kann der Kundenberater die Order eingeben.

Grafische Darstellung eines WM-Daten-Imports:

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Ultimo-Arbeiten
Für jeden Fonds muss einmal im Jahr (zum Geschäftsjahresende des Fonds) ein Jahresabschluss erstellt und jeweils zum Quartals-/Monatsende Kontrollarbeiten durchgeführt werden.

Monats-/Quartalsabschluss
Die nachfolgend aufgeführten Arbeiten müssen jeweils zum Ultimo des Quartals oder Monats (je nachdem wie es in den allgemeinen Vertragsbedingungen definiert ist) durchgeführt werden:

• Kontrolle der Kreditaufnahme
  
• Pflege der Preismodelle der Fonds
  
• Ermittlung der Verwaltungsgebühren
• Ermittlung der Depotbankgebühren

Kontrolle der Kreditaufnahme
Laut InvG darf ein Fonds maximal 10% des Sondervermögens als Überziehung (kurzfristige Kreditaufnahme) oder in Summe nicht mehr als 25 Mio. Euro in Anspruch nehmen. Ausnahmen stellen die Fonds dar, bei denen eine geringere oder keine Überziehung zugelassen ist. Um diese Richtlinie kontrollen zu können, muss das aktuelle Fondsvolumen als Grundlage für die Kreditgrenze ermittelt werden. Der Stichtag zur Ermittlung ist jeweils der letzte Bankarbeitstag eines Quartals (oder Monats). Hierzu wird aus dem Fondsbuchhaltungssystem eine Liste der Fondsvermögen erstellt und die Zahlen entsprechend in ein Kreditlimitsystem transferiert. Das Limitsystem errechnet die jeweiligen Kreditgrenzen und zeigt die entsprechenden Überziehungen an. Der gesamte Vorgang muss dokumentiert und archiviert werden. Die so ermittelten Kontoüberziehungen sind Bestandteil des Jahresabschlussschreibens der Depotbank an die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft).

Die Überprüfung der Kontoüberziehungen mit entsprechenden Aktionen zur Bereinigung findet auf täglicher Basis statt. Die oben beschriebenen Kontrollen dienen ausschließlich zur Bestätigung des Geschäftsjahresabschlusses des Fonds - des sogenannten Jahresabschlussschreibens.

Pflege der Preismodelle der Fonds
Zum Quartalsende muss das Preismodell der Fonds aktualisiert werden (darunter fallen sämtliche Fonds einer Kundengruppe über alle Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft)en hinweg), falls diese Konstellation in den jeweiligen Vertragsbedingungen definiert ist. Dieses Beispiel bezieht sich auf ein vom Standadmodell abweichendes Preismodell für Renten-Wertpapierumsätze. Das Staffelmodell bezieht sich in der Regel jeweils auf ein Quartal:

Umsatz € Mio	unter 2 Jahren Restslaufzeit	über 2 Jahren Restlaufzeit
bis 50	0,04%	0,06%
über 50	0,04%	0,05%
über 100	0,04%	0,04%
über 150	0,03%	0,04%
über 200	0,03%	0,03%

Ob eine Vertriebsgesellschaft für das gesamte kommende Quartal eine Ermäßigung gegenüber den nach wie vor geltenden Standardkonditionen erhält, ist jeweils wie folgt zu ermitteln.

Ermittlung der neuen Peiskategorie: Grundlage ist das jeweilige Fondsvolumen des Fonds bezogen auf die Rentenbestände (in unserem Beispiel) am Tag der letzten, offiziellen Preisberechnung des Fonds zum Quartalsende. Die entsprechenden Bestände können standarmäßig im Fondsbuchhaltungssystem abgerufen werden. Hat die Vertriebsgesellschaft mehrere Fonds bei einer oder bei mehreren KAG (KVG)en, so sind die Rentenvolumen zusammen zu fassen. Aufgrund der so ermittelten Rentenfondsvolumen, kann man feststellen, ob die Vertriebsgesellschaft einer anderen Kategorie der Preisstaffel zu zuordnen ist. Findet eine Veränderung statt, muss in den entsprechenden Systemen, die Änderung des neu festgelegten Provisionssatzes eingetragen werden, damit bei den neuen Anteilscheingeschäften die aktuell ermittelte Preiskategorie zur Anwendung gelangt.

Ermittlung der Verwaltungsgebühren
In der Regel wird zum Monatsultimo die Bestätigung der von der KAG (KVG) erhobenen Verwaltungsvergütung erstellt. Dies geschieht in einem Schreiben an die Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft). Dazu wird die Endsumme des täglich im Fondsbuchhaltungssystems ermittelten Rückstellungsbetrages errechnet und mit den von der KAG (KVG) ermittelten Betrag abgeglichen. Erst aufgrund der Bestätigung durch die Depotbank, darf der Betrag dem Konto belastet werden.

Ermittlung der Depotbankgebühren
Die in den allgemeinen Vertragsbedingungen definierte Depotbankgebühr wird der KAG (KVG) per Rechnung angezeigt. Die zu zahlende Depotbankgebühr ist Grundlage für die täglich gleichbleibenden Rückstellungen im Fondsbuchhaltungssystem. Die Errechnung der Rückstellungen erfolgt automatisch durch das System. Die Depotbankgebühren werden von der Depotbank dem Fondskonto belastet, nachdem die KAG (KVG) die Rechnung akzeptiert hat.

Jahresabschluss
Für jeden Fonds muss einmal jährlich (zum Datum des Geschäftsabschlusses) ein Jahresabschluss erstellt werden. Dazu erstellt die Depotbank einen Jahresabschlussbericht des jeweiligen Fonds. Folgende Komponenten sind Bestandteil des Abschlussberichtes:

• Prüfung des Anteilspreises
  • Abstimmung des Fondskontos
    
  • Prüfung der Depotbestände, Inventarliste, Depotauszug
  • Kontrolle der Wertpapierkurs
  • Prüfung der Anteile
    
  • Prüfung der Devisentermingeschäfte
  • Prüfung eventuell aufgetretener Kontoüberziehungen
• Bestätigung Geschäftsabschluss
  
• Saldenbestätigung
  
• Offene Options-, Devisentermin-, Swap-, Wertpapierleihegeschäfte, Finanzterminkontrakte
• Depotauszug

Bestätigung Geschäftsabschluss
Die nachfolgend aufgeführten Bestandteile werden in dieser Bestätigung explizit aufgeführt:

• nach §24 Abs.1 InvG
  das Sondervermögen auf gesperrten Depots bei der Depotbank verwahrt wurde,
  
  
• nach §24 Abs.2 InvG
  die zum Sondervermögen gehörenden Guthaben nicht auf gesperrten Konten bei anderen Kreditinstituten verwahrt wurden,
  
  
• nach §25 InvG
  Zahlungen und Lieferungen für das Sondervermögen und vom Sondervermögen von der Depotbank ordnungsgemäß durchgeführt wurden,
  
  
• nach §26 InvG
  keine zustimmungspflichtigen Anlagen und Kreditaufnahmen erfolgt sind,
  
  
• nach §26 InvG
  zustimmungspflichtige Anlagen und Kreditaufnahmen erfolgt sind, nach Absatz 1.1 und §53 InvG wurde das laufende Konto-Nr.: ........ per Valuta ......... um .......... überzogen,
  
  
• nach §26 InvG
  zustimmungspflichtige Anlagen und Kreditaufnahmen erfolgt sind, nach Absatz 1.2 wurden Mittel des Sondervermögens in Bankguthaben bei anderen Kreditinstituten angelegt und über solche verfügt wurde,
  
  
• nach §27 InvG
  die Ausgabe und Rücknahme von Anteilen und die Berechnung des Wertes der Anteile ordnungsgemäß erfolgte, der Gegenwert der für gemeinschaftliche Rechnung der Anleger getätigten Geschäfte innerhalb der üblichen Fristen in Verwahrung gelangte, die Erträge des Investmentvermögens ordnungsgemäß verwendet wurden und die erforderlichen Sicherheiten für Wertpapierdarlehen rechtswirksam bestellt wurden und jeder Zeit vorhanden waren,
  
  
• nach §29 InvG
  die Depotbank der Kapitalanlagegesellschaft (Kapitalverwaltungsgesellschaft) nur die für die Verwaltung des Sondervermögens zustehende Vergütung und den ihr zustehenden Ersatz von Aufwendungen ausgezahlt hat und die Depotbank nur die ihr für die Verwahrung des Sondervermögens und die für Wahrnehmung ihrer Aufgaben zustehende Vergütung entnommen hat,
  
  
• nach §31 Abs.4 InvG
  für gemeinschaftliche Rechnung der Anteilinhaber weder Gelddarlehen gewährt noch Verpflichtungen aus einem Bürgschafts- oder Garantievertrag eingegangen wurden,
  
  
• nach §31 Abs.5 InvG
  keine Verfügungen über Werte des Fonds im Wege der Verpfändung, Sicherungsabtretung, Sicherungsübereignung oder Belastung in sonstiger Weise erfolgten, mit Ausnahme von Wertpapier-Leihegeschäften und der Sicherheitenstellung bei Eurex-Geschäften,
  
  
• nach §59 InvG
  keine Vermögensgegenstände verkauft wurden, die im Zeitpunkt des Geschäftsabschlusses nicht zum Sondervermögen gehörten.

Weiterhin teilen wir Ihnen mit, dass

• die Bedingungen für den Handel an der Eurex eingehalten wurden,
  
• unser haftendes Eigenkapital Euro ........ Mio (per .............) beträgt,
  
• die Depotbank xyz dem Anlagensicherungsfonds der ..... angeschlossen ist,
  
• der Anteilumlauf per Geschäftsabschluss 2010/2011 Stück ..... betragen hat.

Saldenbestätigung
Die nachfolgend aufgeführten Bestandteile werden in dieser Bestätigung explizit aufgeführt:

"Sehr geehrte Damen und Herren, die bei uns für den xyz-Fonds geführten Sperrkonten weisen per 30.11.2011 folgende Salden aus:

Laufendes Konto		Euro	3.444.972,87	Haben
	+	Euro	76.879,50	Wertpapierkauf WKN 766400
				von Ihnen noch nicht gebucht
	./.	Euro	98.453,39	Werpapierkauf WKN 876456
				von uns noch nicht gebucht
	+	Euro	256.765.98	Abgrenzung Käufe
				von Ihnen abgegrenzt
Fremdwährungskonto		GBP	7.865,77	Haben

Offene Options-, Devisentermin-, Swap-, Wertpapierleihegeschäfte, Finanzterminkontrakte

Die nachfolgend aufgeführten Bestandteile werden in dieser Bestätigung explizit aufgeführt:

Optionsgeschäfte

Anzahl	Buy/Sell	C/P	Basiswert	Basispreis	Verfall
60	Sell	Call	BAS	67	OCT10

Devisentermingeschäfte

Verkauf	2.400.000 USD	0,884	Valuta 15.04.2011
Kauf/Eindeckung	2.400.000 USD	0,886	Valuta 15.04.2011

Swapgeschäfte

Anfangsdatum	Enddatum	Nominal	Referenznummer
14.08.2011	23.09.2011	11.400.000	675908

Wertpapierleihegeschäfte

Wertpapierbezeichnung	Nominal	Laufzeit
4,50% Bundanleihe WKN 111456	7.000.000	23.06. - unbefristet

Sicherheiten

Wertpapierbezeichnung	Nominal
3,75% Helaba WKN 387423	8.000.000

Finanzterminkontrakte

Kontrakte	Buy/Sell		Basiswert		Verfall
23	Sell		FESY		MAY10

Depotauszug

"Sehr geehrte Damen und Herren, anhängend übersenden wir Ihnen den Depotauszug per 30.11.2010. Es wurden folgende Abweichungen zwischen Ihrer Inventarliste und unserem Depotauszug festgestellt:

von Ihnen noch nicht gebucht:

Kauf	WKN 766400	2.234 Stück	Schlusstag 13.07.2010	Valuta 15.07.2010
Verkauf	WKN 723600	5.600 Stück	Schlusstag 24.08.2010	Valuta 26.08.2010

von uns noch nicht gebucht:

Verkauf

WKN 723600

250.000 Nominal

Schlusstag 13.07.2010

Valuta 15.07.2010

Mit freundlichen Grüßen "

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